Klachtenprocedure
Schriftelijke melding van een klacht
Een klacht of uiting van ontevredenheid over handelen of nalaten van OCA Rotterdam of een van haar medewerkers wordt schriftelijk gemeld aan OCA Nederland en (eventueel) aan de desbetreffende OCA vestiging. Een klacht kan betrekking hebben op bejegening, privacy, werkmethode, administratieve afhandeling, financiële afspraken, doorlooptijden en/of overige. Klachten die door een OCA vestiging zijn behandeld dienen ten aller tijde ook gemeld te worden aan OCA .
De klacht wordt ingediend middels een OCA Klachtenformulier
Hiertoe wordt een OCA Klachtenformulier gebruikt met een omschrijving van de klacht voor wat betreft bejegening, privacy, werkmethode, administratieve afhandeling, financiële afspraken, doorlooptijden en overig. Het klachtenformulier vindt u hier. Ook wordt vermeld door wie de klacht is ingediend: UWV, gemeente, bedrijfsarts, werkgever, cliënt, overig.
Een klacht moet aan de volgende minimale eisen voldoen:
- De klager dient zijn/haar naam en adres te vermelden;
- De klager dient de klacht te voorzien van een dagtekening;
- De klager dient aan te geven op welke OCA vestiging en tegen welke OCA medewerker de klacht wordt ingediend;
- De klager dient aan te geven op welke datum of in welke periode de gedraging of de gebeurtenis waartegen de klacht gericht is, heeft plaatsgevonden;
- De klager dient een omschrijving te geven van de gedragingen of gebeurtenis waartegen de klacht gericht is.
De ontvangstbevestiging
De ontvangst van de klacht wordt binnen enkele dagen schriftelijk bevestigd uiterlijk binnen 14 dagen.
De ontvangstbevestiging bevat:
- Een vermelding van de datum waarop de gedragingen of gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
- Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft;
- Een aanduiding van de termijnen binnen welke de behandeling van klacht naar verwachting zal zijn afgerond;
- De vermelding van een contactpersoon tot wie de klager zich desgewenst kan wenden;
- Een beschrijving van het verloop van de klachtenprocedure.
De beantwoording van de klacht
De klacht wordt binnen een termijn van zes weken na indiening van de klacht afgehandeld.
De beslissing van de klacht wordt schriftelijk medegedeeld en bevat:
- Een weergave van de klacht;
- Een weergave van de feiten zoals OCA deze ziet;
- Een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht;
- Een oordeel over de klacht;
- Een weergave van de eventuele verdere maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
Het inzien van stukken en het horen van de klager
De klager wordt op zijn/haar verzoek in de gelegenheid gesteld de op de zaak betrekking hebbende stukken in te zien en wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar standpunt mondeling toe te lichten.
Van de toelichting wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt naar zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft, gestuurd.
Degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar standpunt toe te lichten. Van deze toelichting wordt een verslag gemaakt welke zowel aan de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt gestuurd.
Het klachtenreglement
Het klachtenreglement is hier te lezen.